En una empresa que abastece o presta servicios a la minería, el dinero sale por dos puertas: la orden de compra y el pago. Por ellas pasan los insumos, los arriendos de equipos, los fletes, los subcontratos y los servicios que sostienen la operación. Son también los dos procesos donde un error o una irregularidad se transforma de inmediato en pérdida.
Por qué la ley mira estos procesos
El numeral 1 del artículo 4° de la Ley N° 20.393 exige que el modelo de prevención identifique las actividades o procesos de la persona jurídica que impliquen riesgo de conducta delictiva. El numeral 2 exige protocolos y procedimientos para prevenir y detectar conductas delictivas en esas actividades. Compras y pagos son candidatos naturales de esa revisión, porque en ellos se decide a quién se le paga, cuánto y contra qué respaldo. Su control tiene además un valor de control interno propio, independiente de la ley penal.
La misma ley pide que esos aspectos se consideren en la medida exigible al objeto social, giro, tamaño, complejidad, recursos y actividades de la empresa. Un contratista con pocas personas en administración no necesita la estructura de una gran minera, pero sí necesita poder mostrar que sus controles sobre compras y pagos funcionan.
Qué se revisa en una compra
La revisión de compras mira cada orden de compra a proveedores y contratistas y responde dos preguntas: quién la aprobó y contra qué respaldo. Lo que evita es la compra sin respaldo que después nadie sabe explicar.
Qué se revisa en un pago
La revisión de pagos mira cada pago que sale de la empresa y lo contrasta con su documento y su aprobación. Lo que evita es el pago que sale sin respaldo o a quien no corresponde. En la relación con contratistas, donde los pagos se repiten mes a mes, un pago sin documento puede pasar inadvertido si nadie lo cruza.
La diferencia entre una muestra y el universo
La auditoría tradicional revisa una muestra del período, meses después. Si la muestra no incluyó la transacción problemática, el hallazgo simplemente no existe. La alternativa es revisar todas las líneas del período, cada una con su documento, su usuario y su hora, todos los días.
Esa diferencia importa en tres momentos. Cuando el hallazgo es un error, porque se corrige mientras todavía se puede. Cuando un mandante o una casa matriz piden antecedentes, porque la respuesta cubre todo el período y no una fracción. Y cuando ocurre un hecho grave, porque la evidencia existía antes del conflicto y se produjo sin saber a quién iba a afectar.
Lo que suele aparecer
Una revisión diaria de compras y pagos no se diseña para cazar fraudes. La mayor parte de lo que encuentra son errores de imputación, cargos mal asignados, documentos que faltan y omisiones involuntarias. Se corrigen a tiempo, sin consecuencias y sin ruido interno. El fraude es el caso extremo, y para ese caso queda la evidencia sellada. El valor de todos los días está en corregir lo que se hizo mal sin intención.
Cómo funciona en EthicalCompliance Minero
- Conexión de sólo lectura. El agente corre en la infraestructura de la empresa y lee el sistema de gestión con una credencial que no escribe en la operación ni abre puertas nuevas en la red.
- Todas las transacciones, todos los días. El catálogo tiene 95 revisiones sobre compras, pagos, inventario, gasto, canal comercial y accesos.
- Umbrales propios. La empresa fija los parámetros e intervalos de riesgo por sociedad, de modo que lo que llega son los casos relevantes y no una lista que nadie alcanza a leer.
- Aviso con responsable y plazo. El informe diario llega al correo y queda en la consola; al cierre de cada mes se entrega el informe del período.
- Expediente en la empresa. El expediente queda cifrado y sellado en el equipo del cliente. Hacia el servidor viaja cifrada sólo el ancla de la corrida, sin datos que identifiquen a una persona.
Qué ganan el proveedor y su mandante
Para el proveedor o contratista, la revisión diaria es la forma de mostrar que el numeral 2 del artículo 4° de la Ley N° 20.393 se cumple en los hechos, porque sus protocolos de prevención y detección se ejecutan sobre cada compra y cada pago. Para la mandante, es un antecedente verificable sobre la empresa a la que le confía una parte de su operación.
Revise cada compra y cada pago, no una muestra
EthicalCompliance Minero lee su sistema de gestión con una credencial de sólo lectura y le avisa cada día qué corregir, con responsable y plazo.
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